Der vollständige Leitfaden zur Durchführung effektiver virtueller Meetings
Du öffnest die Augen, stehst aus dem Bett und kochst deinen ersten Kaffee am Morgen. Welcher Tag ist es? Richtig, es ist Mittwoch. Sie überprüfen Ihr Telefon, um zu sehen, wie viele virtuelle Meetings Sie für heute geplant haben. Nur vier? „Nicht schlecht“, denkst du. Sie schnappen sich einen Firmenbecher und gehen ins Büro. Fünf Schritte weiter sind Sie da.
Sie nehmen einen Schluck, schauen in den Spiegel und fragen sich: „Kann ich während des Anrufs etwas tun, um vor der Kamera besser auszusehen?“ Keine Ursache. Das erste virtuelle Meeting beginnt…
Willkommen in der neuen Normalität. Nun winken Sie auf den Bildschirm. Ihre Teamkollegen schauen zu.
Was ist ein virtuelles Meeting?
Aufwärmen mit Videokonferenzstatistiken
2. Definieren Sie das Ziel
Jedes Meeting sollte ein Ziel haben, und es muss festgelegt werden, bevor das Meeting eingerichtet wird. Treffen Sie sich nicht nur, um die nächste Sache zu besprechen, die Sie besprechen können. Laden Sie Personen auch nicht ohne Erklärung in der Einladung zu Besprechungen ein. Der Titel zählt nicht. Bei wiederkehrenden Besprechungen, wie beispielsweise einem wöchentlichen Einzelgespräch, ist dies nicht erforderlich, da Sie aktuelle Themen besprechen und beide wissen, was sie erwartet. Halten Sie das Ziel in anderen Fällen nicht geheim! Fügen Sie eine kurze Beschreibung des Meetings bei und legen Sie das Ziel fest. Ich verspreche Ihnen, dass Sie mehr erreichen werden.
Wie definiert man das Ziel eines Meetings? Überlegen Sie, was Sie erreichen möchten und welche Maßnahmen Sie nach dem Meeting ergreifen werden. Schreiben Sie eine kurze Beschreibung, beginnend mit „Das Ziel dieses Treffens ist…“
- "...Holen Sie sich ein Update über..."
- "...Sammeln Sie Ideen zu..."
- "...Entscheide dich für..."
- "...Pläne für..."
Auf diese Weise haben Sie ein Ziel mit einer Handlungsaussage über das, was Sie erreichen möchten.
Profi-Tipp! Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten, deren Ziel nicht festgelegt ist, wenden Sie sich einfach an den Organisator und fragen Sie ihn, warum er es überhaupt eingerichtet hat.
Agenda für virtuelle Teambesprechungen und Besprechungsmoderator
3. Bestimmen Sie die Besprechungsteilnehmer
4. Create an agenda for a virtual team meeting
Meetings should have a plan that explains exactly what they’re about. It doesn’t need to be a formal document. A few bullet points or a short paragraph is enough. If it’s a short meeting, the objectives I mentioned before would be enough.
For longer meetings, an agenda should start with the top priorities and then things less important. It’s also good to highlight people responsible for talking about particular points. This way, every participant knows what needs to be covered, and it makes it easy to notice that you’re spending too much time on one issue and that the meeting is not effective.
5. Note any dependencies with other teammates before the meeting
Sometimes you need an updated design or fresh copy prepared before you present the project to others. Make sure you get that done beforehand. If you need input from the team, let them know in the meeting description so they come prepared.
6. Assign a meeting facilitator and explain their role
Jedes Meeting sollte eine benannte Person haben, die es moderiert. Meistens ist es ein Leiter oder ein Projektinhaber, aber nicht immer. Der/die Moderator/in ist für das Erreichen der genannten Ziele und in der Regel für das Anfertigen von Notizen verantwortlich. Sie geben auch eine Zusammenfassung der Sitzung.
Technische Details und Terminvereinbarung
7. Wählen Sie eine Videokonferenzsoftware
Stellen Sie sicher, dass Sie für Ihre Meetings eine qualitativ hochwertige Plattform verwenden, damit sie für große Gruppenanrufe praktisch ist.
GoToMeeting - Es ist vollgepackt mit professionellen Videokonferenzfunktionen, um Ihre Meetings organisiert und professionell zu gestalten. Es ist sehr mobilfreundlich, etwas, das einigen der großen Player fehlt. Sie können ganz einfach von Ihrem Telefon aus eine Telefonkonferenz einrichten und starten. Der niedrigste Plan, Professional, kostet 12 US-Dollar und ist für bis zu 150 Teilnehmer verfügbar. Um die Aufnahmefunktion verfügbar zu haben, müssten Sie jedoch höhere Pläne wählen.
Microsoft Teams - Dieses Tool ist perfekt für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 verwenden, da es eine einfache Planung und das Teilen von Einladungen innerhalb der Organisation ermöglicht. Externe Gäste können über ihren Webbrowser beitreten, ohne die App herunterzuladen. Administratoren können große Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern organisieren. Whoa!
Google Meet – früher bekannt als Google Hangouts Meet. Es ist vollständig in Google Workspace integriert, sodass Sie von Google Chat aus in einen Videoanruf einsteigen oder über Video eine Verbindung herstellen können, während Sie mit Ihren Teamkollegen an einem Dokument arbeiten. Außerdem enthält jedes Meeting automatisch seine eigenen Einwahldetails. Meet funktioniert am besten mit den Browsern Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge. Bei anderen Browsern können Fehler auftreten oder die Anwendung schlägt fehl.
Zoom-Meetings - Es bietet HD-Video und -Audio und unterstützt 1.000 Teilnehmer gleichzeitig. Zooms Touch Up My Appearance und Virtual Backgrounds sind nette Funktionen, mit denen Mitarbeiter spielen können. Meetings können lokal oder in der Cloud zusammen mit Transkripten mit durchsuchbarem Text gespeichert werden. Eine Team-Chat-Funktion ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dateien und einen durchsuchbaren Verlauf. Darüber hinaus können Sie sogar auf 10 Jahre alte Archive zugreifen und Inhalte abrufen. Ich frage mich, ob jemand diese Funktion jemals gebraucht hat. Der Basic-Plan von Zoom ist kostenlos für Meetings, die auf 40 Minuten begrenzt sind. Der Pro-Plan kostet 14,99 USD pro Host und Monat.
ClickMeeting - Dieses Tool richtet sich an diejenigen, die viele Präsentationen haben und Webinare veranstalten. Es ermöglicht Live-Umfragen, um das Publikum zu beschäftigen und wertvolle Daten zu sammeln. Darüber hinaus können Sie einen Bildschirm freigeben, Videos abspielen und die Teilnehmer Ihre Maus übernehmen lassen, um eine interaktive Anzeige zu erkunden. Es verfügt über viele Integrationen wie Dropbox zum Speichern von Aufzeichnungen dort oder Zapier zur Integration in Ihre E-Mail-Marketing-Plattform oder CRM-Software. Wenn Sie die Teilnehmer bei der Stange halten möchten, werden Sie mit dieser Wahl zufrieden sein. Es gibt eine kostenlose 30-Tage-Testversion, mit der Sie Veranstaltungen mit bis zu 25 Teilnehmern durchführen können.
Skype - Es ist wahrscheinlich das beliebteste Tool, das während der meisten seiner 13-jährigen Geschichte eine Reihe von persönlichen und geschäftlichen Plänen angeboten hat. Jetzt gehört Skype zu Microsoft und ist nach wie vor ein wichtiger Akteur. Diese plattformübergreifende App unterstützt jedoch auch Gruppen-Videoanrufe für bis zu 50 Personen. Es kann in einem Browser verwendet werden und Personen können mit ihrer E-Mail-Adresse beitreten. Es gibt die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe, einschließlich Live-Untertitelung von Gesprächen, und die Möglichkeit, Anrufe sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy aufzuzeichnen. Für größere Besprechungen gibt es Skype for Business, das bis zu 250 Teilnehmer zulässt.
Cisco Webex Meetings – Sie können mit ihrem kostenlosen Plan HD-Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten. Es bietet Bildschirmfreigabe und private Chatrooms. Sie können eine App verwenden oder auf der Website bleiben. Es wurde jedoch gesagt, dass die Desktop-App eine reibungslosere Erfahrung bietet. Außerdem ermöglicht das kostenlose Paket nur das Aufzeichnen von Meetings über die Desktop-App und keinen Cloud-Speicher.
8. Wählen Sie für internationale Teams die richtige Zeitzone
Keine Meetings um 5 Uhr morgens zu haben, ist definitiv eine der Grundregeln für gute Teamarbeit. Wenn Sie mit Menschen aus der ganzen Welt arbeiten, können Sie versuchen, sich ihre Zeitzonen zu merken, aber wir alle wissen, wie das endet.
Was Ihnen bei der internationalen Terminplanung helfen kann, ist ein großartiges Tool namens World Time Buddy. Neben seinem großartigen Namen hat es ein ordentliches Design, es ist kostenlos und vor allem zeigt es Ihnen in jeder relevanten Zeitzone gleichzeitig an, wie spät es ist. Darüber hinaus können Sie alle zum Meeting einladen.Es synchronisiert und erstellt eine Besprechungseinladung in Google Kalender, iCalendar und Outlook.
9. Versenden Sie die Einladungen und die Tagesordnung im Voraus
Sie sollten einige Tage vor dem Meeting Einladungen senden. Stellen Sie sicher, dass jeder die erforderlichen Materialien überprüft und vorbereitet ist, indem Sie eine kurze Erinnerung daran veröffentlichen. Zum Beispiel: „Um sicherzustellen, dass wir ein effektives Meeting haben, sehen Sie sich bitte die Mitarbeiterbefragung an und schlagen Sie mögliche Lösungen vor.“
Sie sind jetzt bereit! Hier erhalten Sie einen Spickzettel, der Ihnen hilft, sich vollständig auf ein zukünftiges Meeting vorzubereiten.
WÄHREND DER BESPRECHUNG
Begrüßung, Anwesenheitsliste und Aufzeichnung
1. Treten Sie ein paar Minuten vor Beginn des Meetings bei
Es empfiehlt sich, einige Minuten vor Beginn an virtuellen Meetings teilzunehmen. Es gibt Ihnen Zeit, um Probleme mit Ihrem Mikrofon und Ihrer Kamera zu beheben. Wenn Sie Ihren Bildschirm während eines Meetings präsentieren, ist es auch an der Zeit, zu überprüfen, ob andere ihn sehen können. Wenn Sie Gastgeber sind, stellen Sie sicher, dass alle anwesend sind, bevor Sie beginnen. Wenn jemand nicht kommen konnte, informieren Sie das Team.
Die Chief Product Officer bei LiveChat, Karolina Popow , ist als eine der effizientesten Personen bekannt, mit denen Sie ein Meeting führen können. Ich konnte nicht widerstehen, ihr ein paar Fragen zu virtuellen Meetings zu stellen. Folgendes sagte sie:
Mit Online-Meetings können Sie schnell zwischen ihnen wechseln und gleich zu Beginn auf den Punkt kommen. Sie verschwenden keine Zeit damit, ein Videosystem für Remote-Arbeiter anzuschließen, wenn der Rest des Teams im Büro ist. Außerdem müssen Sie nicht warten, bis ein anderes Team den Konferenzraum verlässt oder jemand seinen Kaffee austrinkt, denn es gibt immer eine Schlange an der Kaffeemaschine. Auf der anderen Seite schafft es Raum für gegenseitiges Kennenlernen, Aufholen oder sogar für das Brainstorming neuer Ideen. Dies sind kleine Interaktionen, aber sie sind es, die die Teamidentität und bessere Beziehungen zusammenfassen. Jetzt testen wir, wie man sie mit Videokonferenzen neu erstellt, und das macht Spaß.
Karolina Popow
2. Legen Sie die Aufnahmeregeln fest
Es ist gut, ein Meeting zum späteren Nachschlagen aufzuzeichnen. Sie können die Aufzeichnung auch denen zeigen, die nicht teilnehmen konnten oder nicht anwesend sein mussten, sie aber trotzdem auf dem Laufenden halten möchten.
Bitten Sie um Erlaubnis, bevor Sie aufnehmen. Es ist gut zu sagen, warum Sie ein Meeting aufzeichnen möchten, und fragen Sie Ihre Teamkollegen, ob es in Ordnung ist. Etwas wie: „Ich würde es gerne aufnehmen, damit jeder, der nicht dabei sein konnte, es später anhören kann. Wäre das für dich in Ordnung?"
Profi-Tipp! Es empfiehlt sich, die Aufnahmetaste zu drücken und dann zu sagen: „Wir zeichnen ein Meeting auf“ und gehen zu den Zielen über. Auf diese Weise ist Ihre Nachricht über die Aufzeichnung eines Meetings tatsächlich ein Teil der Aufzeichnung. Sie halten sich an Gesetze oder Richtlinien und niemand kann behaupten, dass Sie ihm nicht mitgeteilt haben, dass Sie eine Aufnahme machen.
Ziele und Durcharbeiten der Team-Meeting-Agenda
3. Nennen Sie das Ziel und die erwarteten Ergebnisse
Nennen Sie das Ziel des Meetings und das gewünschte Ergebnis. Beispiel: „Ziel dieses Meetings ist es, Marketingaktionen für den nächsten Monat zu planen.“ Gehen Sie schnell eine Agenda durch. Themen, die nicht zum Thema gehören, werden für später empfohlen, da Sie den Fokus verlieren.
4. Halten Sie sich an die Agenda und den Zeitrahmen der virtuellen Teambesprechungen
Es könnte sich herausstellen, dass einige Begleiter in verschiedene Richtungen abschweifen. Aber nur weil ein Teamkollege ein Problem mit etwas hat, bedeutet das nicht immer, dass es den Rest des Teams einbeziehen sollte. Hinterlegen Sie sich mit der Tagesordnung und versichern Sie ihnen, dass Sie sich so schnell wie möglich mit ihren Anliegen befassen. Zum Beispiel: „Wie ich sehe, würden Sie gerne mehr darüber diskutieren, aber wir haben hier nur begrenzte Zeit. Es sind viele Leute involviert, und auch andere Themen müssen behandelt werden. Also lass es mich notieren. Wir werden es offline verschieben und nach diesem Meeting ansprechen.“ Wenn jedoch alle im Team an der Diskussion beteiligt waren, lassen Sie ein wenig Flexibilität zu.
Hier der Rat von Piotr Podgorski, Head of LiveChat Product , der in unserem Unternehmen für seine Effizienz bekannt ist:
Mit Online-Meetings können Sie schnell zwischen ihnen wechseln und gleich zu Beginn auf den Punkt kommen. Sie verschwenden keine Zeit damit, ein Videosystem für Remote-Arbeiter anzuschließen, wenn der Rest des Teams im Büro ist. Außerdem müssen Sie nicht warten, bis ein anderes Team den Konferenzraum verlässt oder jemand seinen Kaffee austrinkt, denn es gibt immer eine Schlange an der Kaffeemaschine. Auf der anderen Seite schafft es Raum für gegenseitiges Kennenlernen, Aufholen oder sogar für das Brainstorming neuer Ideen. Dies sind kleine Interaktionen, aber sie sind es, die die Teamidentität und bessere Beziehungen zusammenfassen. Jetzt testen wir, wie man sie mit Videokonferenzen neu erstellt, und das macht Spaß.
Karolina Popow
2. Legen Sie die Aufnahmeregeln fest
Es ist gut, ein Meeting zum späteren Nachschlagen aufzuzeichnen. Sie können die Aufzeichnung auch denen zeigen, die nicht teilnehmen konnten oder nicht anwesend sein mussten, sie aber trotzdem auf dem Laufenden halten möchten.
Bitten Sie um Erlaubnis, bevor Sie aufnehmen. Es ist gut zu sagen, warum Sie ein Meeting aufzeichnen möchten, und fragen Sie Ihre Teamkollegen, ob es in Ordnung ist. Etwas wie: „Ich würde es gerne aufnehmen, damit jeder, der nicht dabei sein konnte, es später anhören kann. Wäre das für dich in Ordnung?"
Ziele und Durcharbeiten der Team-Meeting-Agenda
3. Nennen Sie das Ziel und die erwarteten Ergebnisse
Nennen Sie das Ziel des Meetings und das gewünschte Ergebnis. Beispiel: „Ziel dieses Meetings ist es, Marketingaktionen für den nächsten Monat zu planen.“ Gehen Sie schnell eine Agenda durch. Themen, die nicht zum Thema gehören, werden für später empfohlen, da Sie den Fokus verlieren.
4. Halten Sie sich an die Agenda und den Zeitrahmen der virtuellen Teambesprechungen
Es könnte sich herausstellen, dass einige Begleiter in verschiedene Richtungen abschweifen. Aber nur weil ein Teamkollege ein Problem mit etwas hat, bedeutet das nicht immer, dass es den Rest des Teams einbeziehen sollte. Hinterlegen Sie sich mit der Tagesordnung und versichern Sie ihnen, dass Sie sich so schnell wie möglich mit ihren Anliegen befassen. Zum Beispiel: „Wie ich sehe, würden Sie gerne mehr darüber diskutieren, aber wir haben hier nur begrenzte Zeit. Es sind viele Leute involviert, und auch andere Themen müssen behandelt werden. Also lass es mich notieren. Wir werden es offline verschieben und nach diesem Meeting ansprechen.“ Wenn jedoch alle im Team an der Diskussion beteiligt waren, lassen Sie ein wenig Flexibilität zu.
Comments
Post a Comment